MICROSOFT PROJECT

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Excel

jueves, 29 de julio de 2010

DIAGRAMA DE GANNTT

En un desarrollo independiente de sistemas de administración de proyectos, Henry L. Gantt desarrolló un modo de representar gráficamente las actividades a lo largo de una escala de tiempo.

El gráfico de Gantt cubre las distintas funciones de la programación: asignación de recursos y determinación de la secuencia y cronología. A pesar de su sencillez constituye uno de los métodos de programación más completos y, sin duda, el más usado. El gráfico se confecciona a dos escalas: en la horizontal se mide el tiempo (en horas, días, semanas, etc); en la vertical, se ordenan los elementos que intervienen en la programación: máquinas, hombres, tareas, órdenes de trabajo, etc.. El gráfico establece, de tal forma, una relación cronológica entre cada elemento productor o tarea. Las subdivisiones horizontales del espacio en el gráfico representan a la vez tres cosas: transcurso de una unidad de tiempo, trabajo programado para ese intervalo y trabajo realizado efectivamente en ese lapso. La inclusión simultánea de estos dos últimos aspectos (generalmente se lo hace mediante segmentos trazados en distintos colores o de diferente contextura o forma) implica cotejar lo programado con lo realizado, es decir controlar lo programado.

Podrá utilizar el Diagrama de Gantt de Microsoft Project para crear una programación así como hacer el seguimiento e imprimir informes.

EL PROCESO DE PLANIFICACION DE PROYECTOS

Administración de un proyecto con Microsoft Project

La administración de proyectos es simplemente la planificación, organización y administración de tareas y recursos necesarios para llevar a cabo un objetivo definido, normalmente con limitación de tiempo y costos. Un plan puede ser tan simple como escribir en un bloc de notas una lista de tareas con sus fechas previstas de comienzo y fin. Un plan complejo, por otro lado, puede constar de miles de tareas y recursos, y de un presupuesto de millones. La mayoría de los planes de proyectos comparten elementos comunes , incluyendo la división del proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas y los seguimientos del progreso del trabajo.

Normalmente, la administración de proyectos está compuesta por tres fases:

  • Planificación del proyecto y creación de una programación: es la fase más importante. Incluye la definición de las tareas y sus duraciones, el establecimiento de relaciones entre tareas y, si se va a realizar el seguimiento del uso de recursos, la asignación de los mismos. Todas las fases posteriores del proyecto se basan directamente en la información que se les proporciona cuando se planifica el proyecto.
  • Adaptación a los cambios: esta fase es un proceso en constante desarrollo que comienza una vez que se halla creado una planificación, y concluye cuando el proyecto está terminado. La administración de un proyecto incluye el seguimiento y ajuste de la programación para que refleje los cambios que se hallan producido a lo largo del desarrollo del proyecto.
  • Comunicación de la información del proyecto: en esta fase se comunica la información del proyecto a los clientes, al personal y a la administración. Una de las ventajas de usar Microsoft Project es la posibilidad de crear informes atractivos. El usuario mantiene un control absoluto que le permite modificar el aspecto y el contenido de los informes, a fin de que muestren la información deseada en un formato conveniente para el usuario

Modelos Tradicionales de Administración de Proyectos

PARA GUARDAR UN NUEVO ARCHIVO DEL PROYECTO

1.- En el menú Archivo elija Guardar como.

2.- Luego seleccione el botón "Guardar sin línea de base"

3.- Elija "Aceptar"

4.- Escriba el nombre del nuevo archivo. Si no incluye una extensión, Microsoft Project agregará automáticamente la extensión .MPP al nombre del archivo.

5.- En Microsoft Project, elija "Aceptar"

Para salir de Microsoft Project

1.- En Microsoft Project elija Salir en el menú Archivo. Si decide salir de un archivo del proyecto sin guardar los cambios se le preguntará si desea guardarlos.

2.- Para salir guardando los cambios, elija el botón "Si"

Para salir sin guardar los cambios elija "No"

Para volver sin salir, elija "Cancelar"

PARA DAR FORMATO A UNA BARRA DE GANTT

1.- Haga doble clic en la barra de Gantt a la que desee dar formato.

2.- En "Barra Central" , seleccione una nueva forma, un diseño o color para la barra.

3.- Elija "Aceptar"

Impresión de la programación

La impresión le permitirá comunicar los planes a otras empresas, departamentos y personas que participen en el proyecto.

Para ver una presentación preliminar o imprimir el diagrama de Gantt:

1.- En el menú Archivo elija Imprimir.

2.- Elija el botón "Presentación preliminar" en el cuadro de diálogo Imprimir.

3.- Si está conectado a una impresora, elija el botón "Imprimir". De lo contrario, elija el botón "Cerrar" para volver al diagrama de Gantt.

Una vez cumplimentados estos pasos podrá experimentar con Microsoft Project y crear programaciones para sus proyectos; obtendrá información adicional, a medida que la necesite utilizando la Ayuda y las Fichas-Guía.

Guardar el trabajo y salir de Microsoft Project

Ahora que ha completado la programación, quizá desee guardarla como archivo en el disco para volver a utilizarla en el futuro. Si no lo hace, al cerrar la programación o salir de Microsoft Project perderá todos los cambios efectuados en la misma.

DAR FORMATO AL DIAGRAMAQ DE GANTT

Con Microsoft Project podrá dar el formato que desee al Diagrama de Gantt y resaltar tareas.

De esta manera aclarará el contenido de la programación y mejorará su aspecto.

Para destacar una tarea con cursiva:

1.- En la tabla de Gantt, seleccione la tarea a la que desee dar formato.

2.- Haga clic en el botón "Cursiva" de la barra de herramientas Formato. O elija Fuente en el menú Formato y luego seleccione "Cursiva" en el cuadro "Estilo de fuente".

3.- Elija "Aceptar"

PARA VERIFICAR LA FECHA DE FIN

1.- En el menú Archivo, elija Resumen.

2.- Seleccione la ficha Proyecto.

La fecha de fin del proyecto actual aparecerá en el cuadro "Fecha de fin"

3.- Elija el botón "Cancelar".

Para ver el proyecto completo:

1.- En el menú Ver elija Zoom

2.- En Hacer Zoom hasta , seleccione el botón de opción "Proyecto completo"

3.- Elija "Aceptar"

PARA AGREGAR INFORMACION ACERCA DEL RECURSO

1.- Haga doble clic en el nombre del recurso, en el campo "Nombre"

2.- En el cuadro de diálogo Información acerca del recurso, escriba la información que desee acerca del recurso seleccionado.

3.- Elija "Aceptar"

La información acerca del recurso que se halla introducido será almacenada en la presentación Hoja de recursos.

4.- Cuando termine de agregar información, elija "Cancelar"

5.- Para ver la lista de recursos, elija Hoja de recursos en el menú Ver

6.- Cuando termine de ver la lista de recursos, elija Diagrama de Gantt en el menú Ver

Verificación de la programación

Con las tareas y sus duraciones introducidas, las tareas vinculadas para mostrar sus relaciones y los recursos asignados a las tareas es el momento de evaluar la programación.

La primera verificación que puede realizar es para ver cuando estará terminado el proyecto

PARA ASIGNAR UN RECURSO A UNA TAREA

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt.

2.- En la tabla de Gantt, seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso.

3.- Haga clic en el botón "Asignación de recursos" de la barra de herramientas Estándar.

O elija Asignación de recursos en el menú Insertar.

4.- En el campo "Nombre" escriba el nombre del recurso que desee asignar a la tarea seleccionada.

5.- Elija el botón "Asignar"

Además, será posible agregar detalles acerca de los recursos del proyecto en el cuadro de diálogo Información acerca del recurso

ASIGNACION DE PERSONAL A LAS TAREAS

En Microsoft Project, los recursos pueden ser el personal o el equipo necesario para completar el proyecto. Si en éste participa un número considerable de personas resultará útil asignar el trabajo de cada tarea a individuos específicos lo cual permite mantener un seguimiento de quien es el responsable de cada tarea en cualquier momento.

Para asignar un recurso a una tarea:

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt.

2.- En la tabla de Gantt, seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso.

3.- Haga clic en el botón "Asignación de recursos" de la barra de herramientas Estándar.

O elija Asignación de recursos en el menú Insertar.

4.- En el campo "Nombre" escriba el nombre del recurso que desee asignar a la tarea seleccionada.

5.- Elija el botón "Asignar"

Además, será posible agregar detalles acerca de los recursos del proyecto en el cuadro de diálogo Información acerca del recurso.

VINCULACION DE TAREAS

Con las tareas introducidas y organizadas en esquemas, deberá vincularlas en secuencia para crear relaciones entre ellas y calcular la duración del proyecto.

Como línea general se deben vincular subtareas con subtareas dentro de un grupo y luego, vincular las tareas de resumen con otras tareas de resumen. Es posible eliminar una relación entre tareas en cualquier momento.

Para crear una relación entre tareas:

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt

2.- En la tabla de Gantt, seleccione las tareas que desee vincular.

3.- Haga clic en el botón "Vincular tareas" de la barra de herramientas Estándar. O bien, elija Vincular tareas en el menú Edición.

Para eliminar una relación entre tareas:

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt

2.- En la tabla de Gantt, seleccione las tareas que desee desvincular.

3.- Haga clic en el botón "Desvincular tareas" de la barra de herramientas Estándar; o elija Desvincular tareas del menú Edición

ORGANIZACION DEL TRABAJO MEDIANTE ESQUEMAS

El siguiente paso para crear una programación es organizar las tareas que se hayan introducido. Las tareas de la estructura jerárquica que muestran las subtareas, se organizan para ver de qué manera se incluyen entre grupos más grandes llamados tareas de resumen.

Las tareas de resumen también son los títulos que ayudan a organizar las tareas. En la tabla de Gantt aparecen en negrita. Las subtareas se sangran o se degradan bajo las tareas de resumen.

Para degradar una tarea:

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt y seleccione la tarea que desee degradar.

2.- Haga clic en el botón "Sangría" de la barra de herramientas Formato. O elija Niveles de esquema en Herramientas y , después, Aplicar sangría.

Para promover una tarea:

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt y seleccione la tarea que desee promover.

2.- Haga clic en el botón "Sangría" de la barra de Herramientas Formato. O bien, elija Niveles de esquema del menú Herramientas y luego elija Aplicar sangría

PARA INTRODUCIRT UNA DURACION

1 - Seleccione el campo "Duración" (VER - DIAGRAMA DE GANTT) para la primera tarea.

2.- Escriba un número para la longitud de duración seguido de una abreviatura de unidad de duración.

3.- Haga clic en el botón de entrada o presione ENTRAR

4.- Repita los pasos 1 al 3 para introducir las duraciones de todas las tareas.

5.- Seleccione la segunda tarea "Inventario e investigación"

6.- Haga clic en el botón " Ir a tarea seleccionada" de la barra de herramientas Estándar para ver las barras de Gantt. O bien, elija Ir a en el menú Edición y en el cuadro "Fecha" , escriba la fecha de comienzo para la tarea seleccionada.

7.- Elija "Aceptar"

ESPECIFICACION DE LA DURACION DE TAREAS

Microsoft Project tiene en cuenta fines de semana y fiestas para la programación.

Las duraciones de las tareas se introducen mediante un número seguido de una letra que indica la unidad de medida: un día (1d.). Las otras duracione sdisponibles incluyen semanas (s.), horas (h.), y minutos (m.).

Una tarea con una duración cero se llama Hito. Puede utilizar hitos para identificar hechos significativos de la programación, así como para medir el avance del proyecto. Si introduce una duración de cero días para una tarea, Microsoft Project mostrará un símbolo de hito en el diagrama de barras de Gantt al comienzo de ese día. A la derecha del símbolo de hito aparecerá la fecha de comienzo de la tarea.

INTRODUCCION DE TAREAS EN LA PROGRAMACION

Es conveniente introducir la lista de tareas o hechos necesarios para que el proyecto avance en el orden supuesto para su realización.

Para introducir una tarea:

1 - En el campo "Nombre de tarea" (VER - DIAGRAMA DE GANTT), escriba un nombre de tarea.

2 - Haga clic en el botón de entrada o presione la tecla ENTRAR.

Para eliminar una tarea:

1 - En la tabla de Gantt (VER - DIAGRAMA DE GANTT), seleccione la tarea que desee eliminar.

2 - En el menú "Edición", elija ELIMINAR UNA TAREA.

INTRODUCCION AL DIAGRAMA DE GANTT

Al elegir "Nuevo" en el menú "Archivo", Microsoft Project mostrará el Diagrama de Gantt, que consta de una tabla de información de las tareas y un diagrama de barras que muestra la programación del proyecto. Una barra de división separa la tabla de Gantt de la izquierda del Diagrama de Gantt opuesto.

En la parte superior de la pantalla verá la Barra de herramientas Estándar.

Debajo de ésta, la barra de herramientas Formato. Estas, le ofrecen acceso rápido a los comandos de Microsoft Project más utilizados.

INSTALACION DE MICROSOFT PROJECT

Procedimiento para instalar e iniciar Microsoft Project en una PC:

* Instalación de Microsoft Project desde disquetes:

Si se instala Microsoft Project para Windows en un entorno de red, deberá consultarse el archivo en pantalla INSTALAR.WRI. Es posible abrir e imprimir este archivo con Microsoft Write, incluido en Windows.

Si se lo instala en un sistema independiente (no conectado a red), deberá seguirse el siguiente procedimiento:

1 - Inicie Microsoft Windows.

2 - Inserte el Disco 1 del programa de instalación en la unidad A: o en la unidad B:.

3 - En el Administrador de programa de Windows, elija EJECUTAR del menú ARCHIVO.

4 - En el cuadro "Línea de comando", escriba A: INSTALAR o B: INSTALAR, según la unidad de disquete que haya seleccionado.

5 - Elija ACEPTAR.

6 - Siga las instrucciones que aparecen en pantalla. El programa de instalación lo conducirá a través del proceso de instalación y le pedirá que le suministre información, haga las elecciones pertinentes e inserte sucesivamente los discos del programa de instalación.

INTRODUCCION A MICROSOFT PROJECT

Manos a la obra - Tutorial

Mediante este Tutorial se puede crear una planificación de proyecto utlizando los pasos correspondientes a cada planificación que sea creada; este Tutorial trata:

  • La introducción de tareas y duraciones.
  • La organización de la lista de tareas en una estructura de esquema.
  • La vinculación de tareas y el ajuste de relaciones entre las mismas.
  • La introducción y asignación de recursos.
  • La comprobación y el formato de la información.
  • La impresión de la programación.

Para la programación de un proyecto se deberá planificar las tareas del mismo, tiempo estimado de duración de las mismas, las relaciones de tiempo y los recursos que se utilizarán para completar el proyecto.

Para crear una nueva programación:

1 - Haga doble clic en el ícono Microsoft Project.

2 - En el cuadro de diálogo Microsoft Project, haga clic en el botón "Comenzar un nuevo proyecto".

3 - "Aceptar".

4 - En el menú "Archivo", elija "Resumen".

5 - En el cuadro "Fecha de comienzo", escriba la fecha del comienzo del proyecto.

6 - En el cuadro "Comentarios", escriba comentarios generales del proyecto.

7 - Seleccione la ficha Documento.

8 - Escriba la información del proyecto en los cuadros de texto restantes.

9 - Elija "Aceptar".

MICROSOFT PROJECT

INTRODUCCION

La presente monografía se ha confeccionado en base al Microsoft Project versión 4.0, una aplicación de Microsoft que ayuda al usuario a crear planes de proyectos, comunicarlos a otros usuarios y adaptarse a los cambios a medida que éstos se van produciendo. Es un sistema de planificación de proyectos versátil y fácil de utilizar.

Microsoft Project funciona, en mucho sentidos, en forma similar a otras aplicaciones de Microsoft. Las barras de menús, los comandos, las barras de herramientas, los menús contextuales y los cuadros de diálogo tienen mucho en común con Microsoft Excel, Microsoft Word y Microsoft PowerPoint, lo cual facilitará los primeros pasos de su uso.

La versión 3.0 de Microsoft Project es exclusivamente en ingles. A partir de la versión 4.0 comienzan a editarse también en español. Esta versión implico varias mejoras respecto a su antecesora, especialmente en lo que hace a los cuadros de dialogo. Actividades como la introducción de las tareas del proyecto y sus duraciones, la organización de tareas en estructura jerárquica y la vinculación de tareas para diferentes tipos de relaciones están sumamente simplificadas.


lunes, 12 de julio de 2010