DIAGRAMA DE GANNTT

En un desarrollo independiente de sistemas de administración de proyectos, Henry L. Gantt desarrolló un modo de representar gráficamente las actividades a lo largo de una escala de tiempo.

El gráfico de Gantt cubre las distintas funciones de la programación: asignación de recursos y determinación de la secuencia y cronología. A pesar de su sencillez constituye uno de los métodos de programación más completos y, sin duda, el más usado. El gráfico se confecciona a dos escalas: en la horizontal se mide el tiempo (en horas, días, semanas, etc); en la vertical, se ordenan los elementos que intervienen en la programación: máquinas, hombres, tareas, órdenes de trabajo, etc.. El gráfico establece, de tal forma, una relación cronológica entre cada elemento productor o tarea. Las subdivisiones horizontales del espacio en el gráfico representan a la vez tres cosas: transcurso de una unidad de tiempo, trabajo programado para ese intervalo y trabajo realizado efectivamente en ese lapso. La inclusión simultánea de estos dos últimos aspectos (generalmente se lo hace mediante segmentos trazados en distintos colores o de diferente contextura o forma) implica cotejar lo programado con lo realizado, es decir controlar lo programado.

Podrá utilizar el Diagrama de Gantt de Microsoft Project para crear una programación así como hacer el seguimiento e imprimir informes.

EL PROCESO DE PLANIFICACION DE PROYECTOS

Administración de un proyecto con Microsoft Project

La administración de proyectos es simplemente la planificación, organización y administración de tareas y recursos necesarios para llevar a cabo un objetivo definido, normalmente con limitación de tiempo y costos. Un plan puede ser tan simple como escribir en un bloc de notas una lista de tareas con sus fechas previstas de comienzo y fin. Un plan complejo, por otro lado, puede constar de miles de tareas y recursos, y de un presupuesto de millones. La mayoría de los planes de proyectos comparten elementos comunes , incluyendo la división del proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas y los seguimientos del progreso del trabajo.

Normalmente, la administración de proyectos está compuesta por tres fases:

• Planificación del proyecto y creación de una programación: es la fase más importante. Incluye la definición de las tareas y sus duraciones, el establecimiento de relaciones entre tareas y, si se va a realizar el seguimiento del uso de recursos, la asignación de los mismos. Todas las fases posteriores del proyecto se basan directamente en la información que se les proporciona cuando se planifica el proyecto.
• Adaptación a los cambios: esta fase es un proceso en constante desarrollo que comienza una vez que se halla creado una planificación, y concluye cuando el proyecto está terminado. La administración de un proyecto incluye el seguimiento y ajuste de la programación para que refleje los cambios que se hallan producido a lo largo del desarrollo del proyecto.
• Comunicación de la información del proyecto: en esta fase se comunica la información del proyecto a los clientes, al personal y a la administración. Una de las ventajas de usar Microsoft Project es la posibilidad de crear informes atractivos. El usuario mantiene un control absoluto que le permite modificar el aspecto y el contenido de los informes, a fin de que muestren la información deseada en un formato conveniente para el usuario

Modelos Tradicionales de Administración de Proyectos

PARA GUARDAR UN NUEVO ARCHIVO DEL PROYECTO

1.- En el menú Archivo elija Guardar como.

2.- Luego seleccione el botón "Guardar sin línea de base"

3.- Elija "Aceptar"

4.- Escriba el nombre del nuevo archivo. Si no incluye una extensión, Microsoft Project agregará automáticamente la extensión .MPP al nombre del archivo.

5.- En Microsoft Project, elija "Aceptar"

Para salir de Microsoft Project

1.- En Microsoft Project elija Salir en el menú Archivo. Si decide salir de un archivo del proyecto sin guardar los cambios se le preguntará si desea guardarlos.

2.- Para salir guardando los cambios, elija el botón "Si"

Para salir sin guardar los cambios elija "No"

Para volver sin salir, elija "Cancelar"

PARA DAR FORMATO A UNA BARRA DE GANTT

1.- Haga doble clic en la barra de Gantt a la que desee dar formato.

2.- En "Barra Central" , seleccione una nueva forma, un diseño o color para la barra.

3.- Elija "Aceptar"

Impresión de la programación

La impresión le permitirá comunicar los planes a otras empresas, departamentos y personas que participen en el proyecto.

Para ver una presentación preliminar o imprimir el diagrama de Gantt:

1.- En el menú Archivo elija Imprimir.

2.- Elija el botón "Presentación preliminar" en el cuadro de diálogo Imprimir.

3.- Si está conectado a una impresora, elija el botón "Imprimir". De lo contrario, elija el botón "Cerrar" para volver al diagrama de Gantt.

Una vez cumplimentados estos pasos podrá experimentar con Microsoft Project y crear programaciones para sus proyectos; obtendrá información adicional, a medida que la necesite utilizando la Ayuda y las Fichas-Guía.

Guardar el trabajo y salir de Microsoft Project

Ahora que ha completado la programación, quizá desee guardarla como archivo en el disco para volver a utilizarla en el futuro. Si no lo hace, al cerrar la programación o salir de Microsoft Project perderá todos los cambios efectuados en la misma.

DAR FORMATO AL DIAGRAMAQ DE GANTT

Con Microsoft Project podrá dar el formato que desee al Diagrama de Gantt y resaltar tareas.

De esta manera aclarará el contenido de la programación y mejorará su aspecto.

Para destacar una tarea con cursiva:

1.- En la tabla de Gantt, seleccione la tarea a la que desee dar formato.

2.- Haga clic en el botón "Cursiva" de la barra de herramientas Formato. O elija Fuente en el menú Formato y luego seleccione "Cursiva" en el cuadro "Estilo de fuente".

3.- Elija "Aceptar"

PARA VERIFICAR LA FECHA DE FIN

1.- En el menú Archivo, elija Resumen.

2.- Seleccione la ficha Proyecto.

La fecha de fin del proyecto actual aparecerá en el cuadro "Fecha de fin"

3.- Elija el botón "Cancelar".

Para ver el proyecto completo:

1.- En el menú Ver elija Zoom

2.- En Hacer Zoom hasta , seleccione el botón de opción "Proyecto completo"

3.- Elija "Aceptar"

PARA AGREGAR INFORMACION ACERCA DEL RECURSO

1.- Haga doble clic en el nombre del recurso, en el campo "Nombre"

2.- En el cuadro de diálogo Información acerca del recurso, escriba la información que desee acerca del recurso seleccionado.

3.- Elija "Aceptar"

La información acerca del recurso que se halla introducido será almacenada en la presentación Hoja de recursos.

4.- Cuando termine de agregar información, elija "Cancelar"

5.- Para ver la lista de recursos, elija Hoja de recursos en el menú Ver

6.- Cuando termine de ver la lista de recursos, elija Diagrama de Gantt en el menú Ver

Verificación de la programación

Con las tareas y sus duraciones introducidas, las tareas vinculadas para mostrar sus relaciones y los recursos asignados a las tareas es el momento de evaluar la programación.

La primera verificación que puede realizar es para ver cuando estará terminado el proyecto